POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. INTRODUCCIÓN

Esta Política de Privacidad describe las normas y procedimientos sobre la recolección, uso y divulgación de información personal de los usuarios que utilizan los servicios de FLETX COLOMBIA SAS (en adelante, "FLETX"), en cumplimiento con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las normativas vigentes en Colombia.

Al registrarse y aceptar los términos y condiciones, el usuario otorga su consentimiento expreso para el tratamiento de sus datos conforme a las disposiciones de esta política.

2. DEFINICIONES

• Datos Personales: Información que permite identificar o hacer identificable a una persona natural o jurídica.
• Tratamiento de Datos: Recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y cualquier operación sobre datos personales.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que trata datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
• Usuario: Persona natural o jurídica que accede y utiliza la plataforma y los servicios de FLETX.

3. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS

FLETX utilizará los datos personales de los usuarios para:

1. Prestación del servicio

1. Gestionar la cuenta del usuario, su registro y autenticación en la plataforma: Para garantizar una experiencia segura y eficiente dentro de la plataforma, FletX gestiona la cuenta de cada usuario con los siguientes procesos:
   • Registro en la plataforma
     1. Recopilación de información básica del usuario.
     2. Verificación de identidad y documentación requerida.
     3. Aceptación de términos y condiciones de uso.
   • Autenticación y acceso
     1. Uso de credenciales seguras (usuario y contraseña).
     2. Implementación de autenticación en dos pasos (cuando aplique).
     3. Recuperación de acceso en caso de olvido de credenciales.
   • Administración de cuenta
     1. Actualización de información personal y operativa.
     2. Gestión de permisos y roles dentro de la plataforma.
     3. Monitoreo de actividad para prevenir accesos no autorizados.
2. Brindar acceso a las funcionalidades del servicio, incluyendo oferta de servicios de transporte de carga terrestre, seguimiento de viajes, gestión de transporte, ofrecimiento de productos y servicios relacionados, soluciones SAAS (software as a service)
3. Facilitar la comunicación entre transportistas, generadores de carga y demás actores del ecosistema logístico: FletX optimiza la interacción entre transportistas, generadores de carga y otros actores clave de la cadena logística a través de herramientas avanzadas de comunicación:
   • Canales de Comunicación Directa
   1. Mail, SMS y WhatsApp: Permite la interacción instantánea entre los diferentes actores de la cadena logística, con una orquestación por parte de FletX, facilitando la comunicación en el día a día y desarrollo de las operaciones.
   2. Notificaciones automáticas en plataforma FletX: Alertas sobre el estado de los viajes, cambios en la asignación y actualizaciones en las plataformas propias de FletX.
   • Coordinación Operativa
   1. Panel de control: Consolida la información de todas las operaciones en curso.
   2. Reportes en tiempo real: Seguimiento del estado de y cumplimiento de todas las operaciones.
   • Integración con Terceros
   1. Sistemas de GPS y rastreo: Para obtener la ubicación del vehículo en todo momento y automatizar el ejercicio de control operativo, seguimiento y ofrecimiento por conveniencia de ofertas.
   2. Plataformas de información: Facilita la validación de información referente a los usuarios.

2. Seguimiento, Monitoreo y Seguridad en FletX:

FletX integra herramientas avanzadas para supervisar y garantizar la seguridad de las operaciones logísticas en tiempo real, minimizando riesgos y asegurando el cumplimiento normativo.

• Supervisión y Monitoreo en Tiempo Real
  1. Plataforma de monitoreo 24/7: Visualización en vivo del estado y ubicación de los vehículos en operación.
  2. Alertas automatizadas: Notificaciones ante desvíos de ruta, paradas no autorizadas o retrasos en la entrega.
  3. Historial de trayectosRegistro detallado de cada viaje para auditoría y análisis de desempeño.
• Rastreo de Ubicación mediante GPS
  1. Uso del GPS del dispositivo móvil: Seguimiento del transportista mediante la app de FletX.
  2. Integración con GPS vehicular: Acceso a la ubicación y datos telemétricos de los vehículos afiliados.
  3. Múltiples capas de geolocalización: Cruce de información entre dispositivos móviles y sistemas GPS de los vehículos para mayor precisión.
• Requisitos de Registro para Monitoreo
  1. Provisión de datos del proveedor de GPS: Nombre del proveedor del servicio de rastreo. Usuario y contraseña para acceso a la plataforma del GPS.
  2. Autorización expresa del transportista Para el consumo en tiempo real de datos de ubicación, trayectorias y otros parámetros del sistema de rastreo.
• Cumplimiento de Normativas y Seguridad
  1. Validación de cumplimiento de normas de tránsito: Análisis de velocidad, rutas seguras y cumplimiento de restricciones de circulación.
  2. Detección de anomalías: Identificación de comportamientos de riesgo como frenadas bruscas, aceleraciones repentinas y giros peligrosos.
  3. Reportes de cumplimientoGeneración de informes sobre la calidad del servicio y el respeto a las normas de seguridad vial.
• Protocolos de Seguridad en Caso de Incidentes
  1. Sistema de respuesta a emergencias: Activación de protocolos ante robos, accidentes o fallas mecánicas.
  2. Canal de comunicación directa con asistencia en carretera y autoridades de seguridad.
  3. Botón de pánico en la aplicación: Alerta inmediata en caso de eventos inesperados, con geolocalización activa para rápida respuesta.

3. Análisis y Perfilamiento

FletX utiliza análisis avanzados de datos para entender el comportamiento de los usuarios y optimizar la asignación de servicios, mejorando la experiencia general en la plataforma.

• Evaluación de Patrones de Uso y Comportamiento
  • Seguimiento de interacciones:Registro de accesos, búsquedas y transacciones en la plataforma
  • Análisis de hábitos de transporte:Identificación de rutas recurrentes, horarios de mayor actividad y tipo de carga movilizada.
  • Evaluación del desempeño: Comparación de tiempos de entrega, niveles de satisfacción y cumplimiento de estándares de calidad.
  • Optimización de la interfaz: Ajuste de la experiencia del usuario con base en patrones de navegación y uso de funcionalidades.
• Segmentación de Usuarios
  • Clasificación por frecuencia de uso: Usuarios esporádicos, recurrentes y de alto volumen.
  • Diferenciación por necesidades logísticas: Transporte de carga general, especializada o de última milla.
  • Agrupación por nivel de confianza y cumplimiento: Historial de servicio, calificaciones, hábitos de pago y cumplimiento de regulaciones.
  • Creación de perfiles personalizados: Recomendaciones y beneficios adaptados a cada segmento.
• Modelos Predictivos para Optimización
  • Predicción de demanda de transporte: Uso de inteligencia artificial para anticipar picos de solicitud y ajustar disponibilidad.
  • Asignación dinámica de servicios: Priorización de vehículos en función de proximidad, capacidad y cumplimiento histórico.
  • Optimización de costos operativos: Identificación de oportunidades de ahorro en rutas, tiempos de espera y consumo de combustible.
  • Prevención de riesgos: Análisis de patrones sospechosos para reducir fraudes y mejorar la seguridad de la operación.

4. Marketing y Comercialización

FletX implementa estrategias de marketing avanzadas para ofrecer promociones personalizadas, mejorar la conversión de clientes y maximizar el valor para cada tipo de usuario: conductores, propietarios de flota, empresas generadoras de carga, empresas receptoras de carga y empresas de transporte

• Enviar promociones, descuentos y ofertas personalizadas basadas en el comportamiento del usuario y su segmentación.
• Ofrecer productos y servicios complementarios de FLETX o de terceros aliados.
• Utilizar estrategias de marketing automatizado y publicidad segmentada para mejorar la conversión de clientes utilizando notificaciones en canales propios, SMS, WhatsApp, mail y llamadas telefónicas.

5. Monetización, cesión y venta de datos:

• Compartir datos anonimizados con aliados estratégicos para análisis de mercado y desarrollo de nuevas oportunidades comerciales.
• Comercializar datos con terceros para fines de inteligencia de negocios, desarrollo de productos, publicidad segmentada y estrategias de mercado, siempre garantizando la seguridad y confidencialidad de la información.
• Vender el score del conductor y del vehículo a otras empresas de transporte o generadores de carga, para evaluación de antecedentes, análisis de desempeño y optimización de procesos logísticos.
• En los casos en que se requiera compartir datos personales no anonimizados con terceros, FLETX solicitará autorización expresa del usuario y garantizará el cumplimiento de la normativa de protección de datos vigente.
• Los usuarios tendrán la opción de optar por no participar en la venta de sus datos, mediante solicitud expresa enviada a fletx@fletx.co.
• Generar y vender informes y estudios de tendencias en el sector de transporte y logística
• Ofrecer soluciones de inteligencia de negocios basadas en la información recolectada dentro de la plataforma.

FLETX COLOMBIA SAS podrá utilizar y comercializar información con terceros únicamente en formatos anonimizados y agregados, garantizando que no se expongan datos personales identificables sin consentimiento explícito del usuario. Los usuarios podrán optar por excluirse de cualquier comercialización de datos personales no anonimizados, enviando una solicitud expresa a fletx@fletx.co. FLETX se compromete a implementar mecanismos de seguridad que aseguren la confidencialidad de los datos comercializados y la imposibilidad de reidentificación de los titulares de la información.

4. RECOLECCIÓN Y USO DE INFORMACIÓN

FLETX podrá recolectar información a través de los siguientes medios:

• Registro del usuario:Nombre, documento de identidad, correo electrónico, teléfono, datos de vehículo.
• Uso de la plataforma:Historial de viajes, interacciones, tiempos de servicio.
• Ubicación geográfica:Datos de GPS obtenidos en tiempo real, incluso cuando la aplicación no esté en uso.
• Interacciones con terceros:Información proporcionada por aliados comerciales o proveedores de servicios.

5. Autorización del Usuario

Al aceptar los términos y condiciones, el usuario otorga su consentimiento expreso para el tratamiento de sus datos en las finalidades indicadas. Dicho consentimiento se mantendrá vigente aún después de finalizada la relación con FLETX, salvo que el usuario solicite su revocación.

6. TRANSFERENCIA Y COMPARTICIÓN DE DATOS

FLETX podrá compartir datos personales con:

• Proveedores de servicios: : Empresas que apoyan la operación de FletX o compañías con las que existen alianzas de información.
• Afiliados y aliados comerciales: compañías que utilizan los servicios de FletX o que ofrecen productos y servicios de interés para los usuarios.
• Autoridades competentes: Cuando sea requerido por ley o para garantizar la seguridad y legalidad de las operaciones.
• Transferencias internacionales: En caso de que los datos sean almacenados fuera de Colombia, se garantizará el cumplimiento de normativas de protección de datos aplicables. FLETX COLOMBIA SAS podrá transferir datos personales a terceros fuera de Colombia siempre que el país receptor cuente con niveles de protección de datos adecuados según la Superintendencia de Industria y Comercio o bajo cláusulas contractuales que garanticen la seguridad de la información. Si los datos deben ser transferidos a países sin normativas equivalentes, se solicitará autorización expresa del usuario antes de proceder con la transferencia. Los usuarios podrán oponerse a dichas transferencias enviando una solicitud a fletx@fletx.co

7. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS

Los usuarios tienen derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar su información personal.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
3. Ser informados sobre el uso de sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la normatividad de protección de datos.
5. Revocar la autorización y solicitar la eliminación de datos personales

Los usuarios podrán ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión y oposición a través de los siguientes canales:

• Correo electrónico: Enviar una solicitud a fletx@fletx.co con el asunto "Solicitud de Habeas Data".

Las solicitudes serán atendidas en un plazo máximo de 15 días hábiles, conforme a la normatividad vigente. En caso de requerirse un tiempo adicional para su resolución, se notificará al usuario dentro del plazo inicial.

Cuando la eliminación de datos no sea posible debido a obligaciones legales, se informará al usuario de las razones de conservación y se garantizará el cese del tratamiento para fines distintos a los exigidos por la ley

8. SEGURIDAD Y CONSERVACIÓN DE LOS DATOS

FLETX implementará medidas de seguridad físicas, técnicas y administrativas para proteger la información. Los datos se conservarán mientras sean necesarios para los fines establecidos y/o conforme a las exigencias legales aplicables.

Los datos personales de los usuarios serán almacenados conforme a los siguientes plazos:

• Datos de registro y operativos: Se conservarán mientras el usuario mantenga una cuenta activa en la plataforma y hasta 10 años después de su última actividad, salvo que solicite su eliminación antes de este período.
• Datos transaccionales y financieros: Se almacenarán por un período mínimo de 10 años, en cumplimiento con la normativa contable y fiscal colombiana.
• Datos anonimizados: Pueden conservarse indefinidamente para análisis estadísticos y estudios de mercado, siempre garantizando la imposibilidad de reidentificación.
• Información sensible sujeta a regulaciones especiales: Se mantendrá conforme a las disposiciones legales aplicables.

Los usuarios podrán solicitar la eliminación de sus datos personales en cualquier momento, salvo cuando su conservación sea necesaria para el cumplimiento de obligaciones legales o contractuales.

9. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD

FLETX se reserva el derecho de modificar esta política en cualquier momento. Cualquier cambio sustancial será informado oportunamente a los usuarios.

10. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA

Esta versión actualizada de la política entra en vigencia a partir del 17 de marzo de 2025 y reemplaza cualquier versión anterior.